Rendre accessibles les conférences et les séminaires

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D’un océan à l’autre, les campus et les bureaux bourdonnent de nouveau d’activités alors que les étudiants et les salariés ont terminé leurs vacances estivales. Voici comment faire pour qu’au bureau, dans la salle de classe, dans un séminaire ou dans une réunion, tous aient un même accès à l’information.

« En adoptant des techniques fort simples et en portant une attention particulière à certains détails, il est possible de faire en sorte que tous les participants soient un peu plus à l’aise », affirme Penny Hartin, chef de la direction de l’Union mondiale des aveugles.

« Mettre les gens en confiance, évaluer les besoins des participants et réfléchir avant d’agir garantiront le succès de vos rencontres avec des participants qui vivent avec une perte de vision. »

Les rudiments

  • Accueil : lorsqu’on vous présente une personne qui vit avec une perte de vision, dites bonjour et attendez qu’elle vous tende la main. Lorsque vous vous présentez, dites simplement quelque chose comme : « Bonjour, je m’appelle Manon Durocher. Je suis bien heureuse de vous rencontrer. Donnons-nous la main. »
  • Conversation : traitez les personnes qui vivent avec une perte de vision avant tout comme des personnes. Soyez vous-même et parlez comme à l’accoutumée. Il n’est pas nécessaire de crier ou de modifier votre voix. De la même manière, sentez-vous bien à l’aise d’employer des mots tels que « voir », « regarder » ou « lire ». Les personnes qui vivent avec une perte de vision utilisent aussi ces mots!
  • Présentations : les participants qui vivent avec une perte de vision peuvent ne pas savoir qui est dans la salle ou combien de personnes s’y trouvent. Présentez chacune d’entre elles par son nom en indiquant la place qu’elle occupe par rapport à la personne qui vit avec une perte de vision. Vous pourriez ainsi dire : « M. Robert Larivée est à votre gauche, et Mme Suzanne Beaubien est deux mètres en avant de vous. »
  • Description de la salle : décrivez l’aménagement de la salle en indiquant la forme de celle-ci, le nombre de tables et de chaises, le type d’aménagement, les objets déposés sur les tables, comme des verres d’eau ou des noix, l’endroit où se trouvent les rafraîchissements et l’emplacement des salles de toilette. Utilisez des mots précis tels que « droit devant vous », « en avant », « à gauche », « à droite » (plutôt que d’employer des expressions assez vagues comme « par-là »). Vous pourriez dire : « Il y a une table au milieu de la pièce, à environ six pieds devant vous. » Ou « Une table à café est située à gauche de la porte lorsque vous entrez ».
  • Départ : indiquez à la personne qui vit avec une perte de vision que vous la quittez même si ce n’est que pour un instant : « Je vous quitte pour me rendre à la salle de toilette, je serai de retour dans quelques minutes. » Ou « Au revoir Andrée. Je rentre à la maison. » Assurez-vous par ailleurs que la personne est alors en contact avec un objet tel qu’un mur, une table ou une chaise lorsque vous la quittez, car il est important de ne pas laisser une personne qui vit avec une perte de vision seule dans un espace ouvert en train de parler à quelqu’un qui a déjà quitté la pièce.
  • Note au sujet des chiens-guides : ne flattez pas un chien-guide muni d’un harnais, aussi tentant que cela puisse être. Les chiens-guides sont des animaux de travail et le fait de les distraire pourrait être dangereux pour les personnes qu’ils guident.

Avant un séminaire :

Informez-vous, avant le séminaire, des médias substituts qu’utilisent les participants qui vivent avec une perte de vision (gros caractères, braille, texte électronique, version sonore sur CD, etc.) et faites en sorte que vos documents soient disponibles sur de tels supports. Puisque l’analyse de documents en médias substituts requiert un peu plus de temps, il pourrait être utile de remettre ces documents aux participants avant l’événement. Ceci leur permettra d’être bien informés et bien préparés, ils seront ainsi en mesure de participer pleinement à la rencontre.

Pendant le séminaire :

  • Accueil : demandez à toutes les personnes autour de la table de se présenter elles-mêmes, dans l’ordre où elles sont assises, de telle sorte que les personnes vivant avec une perte de vision sachent qui est assis à la table et à quelle place.
  • Entrées ou sorties : faites en sorte que toutes les personnes préviennent lorsqu’elles entrent ou quittent la pièce.
  • Interventions : faites en sorte que chaque personne se nomme avant de parler, et ce, tout au long de la rencontre. « C’est Manon qui parle », suffit.
  • Plénière : lorsque vous animez un groupe, nommez la personne à qui vous parlez et indiquez lorsque la conversation prend fin. Par exemple : « Sarah, pourriez-vous nous présenter vos idées... Merci Sarah. Cela répond bien à la question. »
  • Communication non verbale : rappelez-vous que les participants qui vivent avec une perte de vision ne pourront probablement pas tirer avantage de la communication non verbale, comme lever les yeux au ciel ou mimer certaines expressions très spécifiques. Évitez de poser de tels gestes pour présenter votre point de vue.
  • Bruits : faites en sorte que les bruits soient réduits au minimum. Les papiers qu’on fripe, les doigts qui pianotent sur la table, etc., sont des gestes qui causent des distractions et nuisent aux communications.
  • Conversations parallèles : ne tolérez pas les conversations parallèles. C’est impoli et, puisque la personne qui vit avec une perte de vision utilise l’ouïe pour se renseigner, les bruits extérieurs la distrairont et feront en sorte qu’il sera difficile pour elle de bien saisir l’information présentée.
  • Aides visuelles : décrivez verbalement tout graphique ou document visuel que vous utilisez, de telle sorte que les personnes vivant avec une perte de vision soient en mesure d’assimiler l’information que ces documents contiennent. « Imaginez-vous en train de décrire au téléphone les objets que vous voyez », conseille Fran Cutler, présidente sortante du conseil d’administration national d’INCA. Si possible, fournissez une copie des diapositives, des graphiques ou des acétates en médias substituts aux participants qui vivent avec une perte de vision, et ce, avant la rencontre, afin de leur permettre de bien suivre la présentation.

    Ces participants peuvent ne pas être en mesure de voir l’information affichée sur un tableau à feuilles mobiles, assurez-vous donc que le conférencier résume à intervalles réguliers les principaux points qui y sont inscrits.
  • Présentations : les présentations PowerPoint et autres peuvent constituer un défi pour les participants qui vivent avec une perte de vision. « Il est essentiel d’en décrire le contenu », affirme Penny Hartin. Par ailleurs, pour rendre votre présentation beaucoup plus accessible, il est important de porter une attention particulière au contraste, aux caractères (avec empattement par opposition à sans empattement), à la brillance et à l’élimination de distractions, comme des animations.
  • Remise de documents : lorsque vous remettez plus d’un document à une personne qui vit avec une perte de vision, indiquez-lui l’ordre dans lequel sont placés les documents.
  • Appareils adaptés : si une personne utilise une aide à la communication ou un appareil adapté, ne jouez pas avec ct appareil ou ne lui demandez pas d’en faire l’essai. Ces outils sont une extension de l’espace personnel de l’individu et ils devraient être considérés comme tels.
  • Formulaires : offrez votre aide pour remplir des formulaires. Cependant, si vous savez qu’un formulaire sera requis, informez à l’avance le participant qui vit avec une perte de vision, de telle sorte qu’il soit accompagné d’un assistant ou qu’il ait une télévisionneuse ou un ordinateur portatif.
  • Documents écrits : soyez prêt à lire à haute voix toute information écrite qui n’est pas offerte en médias substituts, comme les présentations PowerPoint. Lisez normalement, à votre rythme habituel et sans omettre quelque information que ce soit.

Après le séminaire

  • Biens des participants : à la fin de la rencontre, informez les personnes qui vivent avec une perte de vision de tout objet qu’elles auraient pu laisser dans la salle.
  • Départ : offrez d’aider toute personne qui vit avec une perte de vision à trouver les ascenseurs, les sorties, etc., et n’oubliez pas de dire au revoir lorsque vous quittez cette personne. 



 
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