Planifiez et faites connaître votre activité de collecte de fonds

Quelles sont les deux prémisses à ne pas négliger pour que votre activité de collecte de fonds soit couronnée de succès? La planification et la promotion! 

Planifiez votre activité de collecte de fonds

Qui a dit que l’organisation d’une activité de collecte de fonds devait être compliquée? Suivez les étapes fort simples présentées ci-dessous et votre activité sera couronnée de succès.

  1. Inscrivez votre activité
    Visitez notre page Inscrivez votre activité et remplissez un formulaire de proposition d’activité pour nous dire ce que vous planifiez. De cette façon, nous pourrons vous aider à toutes les étapes de son organisation! 

  2. Trouvez une salle et réservez une date
    Avant d’aller plus loin, déterminez l’endroit où votre activité aura lieu. S’il vous faut réserver le gymnase d’une école, un centre communautaire ou un restaurant, il faudra vous y prendre bien à l’avance. Choisissez une date qui convient à vos invités éventuels. Assurez-vous de ne pas tenir votre activité pendant un congé, une réunion ou un match important.

  3. Ralliez les troupes
    Vous aurez peut-être besoin d’aide pour organiser votre activité. Mobilisez des membres de votre famille, des amis et des collègues. Invitez-les à offrir, gratuitement ou à prix réduit, des biens ou des services.

  4. Planifiez l’aspect financier
    Fixez-vous un objectif financier et établissez un budget réaliste. Tentez de réduire vos dépenses au minimum afin qu’un plus important pourcentage du montant amassé puisse être consacré à la prestation de services aux personnes qui en ont besoin.

  5. Planifiez votre activité avec soin
    Dressez une liste des choses à faire et répartissez les tâches afin de vous assurer que tout sera fait. Déterminez si vous avez besoin d’assurances ou de permis et assurez-vous de faire parvenir à INCA une copie de vos permis.

  6. Avant tout, faites appel à votre réseau social
    Dites ce que vous allez faire à tous vos contacts : parents, amis, collègues, personnes qui fréquentent votre centre de conditionnement physique, autres parents de l’école de votre enfant, amis Facebook et personnes qui vous suivent sur Twitter. Ils feront passer le message à leur tour et la nouvelle se répandra rapidement. Créez une page de collecte de fonds électronique INCA pour promouvoir votre activité et recevoir rapidement des dons sécurisés en ligne.

  7. Faites la fête
    Amusez-vous! Profitez pleinement de votre activité : c’est la récompense de tous vos efforts. N’oubliez pas de prendre des photos!

  8. Faites le compte
    Après l’activité, calculez les recettes de votre activité et remettez cette somme à votre personne-ressource à INCA dans les 45 jours. À compter de cette date, veuillez compter quatre semaines pour la délivrance de reçus officiels.

  9. Faites des remerciements!
    La chose la plus importante : soulignez la participation de toutes les personnes qui ont contribué à la réalisation de votre activité ou qui l’ont appuyée et dites-leur à quel point vous êtes reconnaissant. Elles seront fières de savoir combien vous avez amassé!

  10. Versez les fonds amassés
    Vous pouvez verser les fonds amassés au bureau d’INCA de votre localité ou au siège social d’INCA à l’adresse suivante :

    INCA
    1929, avenue Bayview
    Toronto (Ontario) M4G 3E8

    Nous voulons savoir si votre activité s’est bien déroulée. Envoyez des photos à info@inca.ca et dites-nous quel était votre objectif ainsi que le montant total des fonds amassés. Commencez ensuite à planifier votre prochaine activité!

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Faites connaître votre activité de collecte de fonds

Il est important de faire connaître votre activité pour en garantir le succès. Voici nos cinq principaux conseils relativement à la promotion de votre activité, qu’il s’agisse d’un tournoi de golf, d’une vente-débarras, d’une soirée dansante, d’une réception ou de toute autre chose!

  1. Faites des affiches et des dépliants.
    Faites une affiche ou un dépliant contenant toutes les précisions requises concernant votre activité – qui, quoi, pourquoi, quand et où – et placez-les sans des endroits bien en vue dans votre collectivité avant et pendant l’activité.

  2. Faites la promotion de l’activité en ligne.
    Utilisez vos propres carnets d’adresses ou tentez d’obtenir des listes d’adresses électroniques (par exemple, de votre centre de conditionnement physique ou de votre lieu de travail) qui vous permettront de faire connaître votre activité et de transmettre votre invitation. Partez à la recherche de blogues communautaires et de calendriers électroniques où vous pourrez inscrire votre activité, et formez un groupe sur les réseaux sociaux comme Facebook et Twitter.

  3. Faites de la promotion croisée.
    Tirez avantage de toutes les autres activités qui se tiennent dans votre région. Si votre activité est organisée, dans votre quartier ou votre région, peu de temps après une autre activité, demandez aux organisateurs de l’activité en question si vous pouvez installer vos affiches de promotion au moment de la tenue de leur activité.

  4. Obtenez une commandite.
    Associez-vous à des entreprises ou à des restaurants de la région pour joindre un plus grand nombre de personnes. Ces compagnies peuvent promouvoir votre activité sur leur site Web, dans leurs magasins en affichant des circulaires ou des affiches ou encore en annonçant dans leurs bulletins d’information et dans leurs envois postaux. Les entreprises qui commanditent votre activité peuvent aussi faire don d’équipement, de services, de prix, de nourriture ou de boissons.

  5. Informez les média.
    Travailler avec les médias est une bonne façon de répandre la nouvelle. Contactez le bureau d’INCA de votre localité ou la personne-ressource responsable des médias et nous serons heureux de vous fournir des modèles de communiqués pour vous aider à partir du bon pied.

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